How to Chief of Staff: Rollenprofil, Hiring, Meeting Rhythmus - wie Parloa Gründer und CEO Malte Kosub mit seinem Chief of Staff arbeitet

Über diese Episode

Die Rolle des Chief of Staff wird in der deutschen Startup-Szene oft missverstanden oder mit einem klassischen Founder's Associate verwechselt. Malte Kosub, CEO des erfolgreichen KI-Unternehmens Parloa, zeigt in diesem Gespräch, wie er sein Support-System strategisch aufgebaut hat und warum ein guter Chief of Staff entscheidend für den Erfolg eines schnell wachsenden Startups ist.

Was macht eigentlich ein Chief of Staff?

Ein Chief of Staff ist weit mehr als ein glorifizierter Assistent oder Projektmanager. Die Position fungiert als strategische Erweiterung des CEOs und übernimmt kritische Aufgaben, die direkt den Unternehmenserfolg beeinflussen. Während ein Founder's Associate oft operativ unterstützt und verschiedene Bereiche kennenlernt, arbeitet der Chief of Staff auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung und trägt Verantwortung für strategische Initiativen.

Maltes Prioritäten- und Support-System bei Parloa

Bei Parloa hat Malte Kosub ein durchdachtes System entwickelt, das ihm ermöglicht, sich auf die wichtigsten CEO-Aufgaben zu konzentrieren. Der Chief of Staff übernimmt dabei eine zentrale Koordinationsrolle und sorgt dafür, dass strategische Projekte nicht im operativen Tagesgeschäft untergehen.

Das Support-System basiert auf klaren Prioritäten und einer strukturierten Arbeitsweise. Der Chief of Staff fungiert als Filter und Verstärker zugleich – er sortiert wichtige von unwichtigen Themen und stellt sicher, dass kritische Entscheidungen die nötige Aufmerksamkeit bekommen.

Die wichtigsten Eigenschaften eines erfolgreichen Chief of Staff

Beim Hiring eines Chief of Staff sollten Founder auf spezifische Qualitäten achten, die über klassische Fähigkeiten hinausgehen:

• –Strategisches Denkvermögen: Die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu verstehen und strategische Implikationen zu erkennen
• –Kommunikationsstärke: Sowohl nach innen als auch nach außen klar und präzise kommunizieren können
• –Vertrauenswürdigkeit: Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit bei sensiblen Themen
• –Proaktivität: Probleme antizipieren und Lösungen entwickeln, bevor sie eskalieren
• –Kulturelle Passung: Die Unternehmenswerte verstehen und authentisch vertreten

Der optimale Meeting Rhythmus zwischen CEO und Chief of Staff

Die Zusammenarbeit zwischen CEO und Chief of Staff lebt von regelmäßiger, strukturierter Kommunikation. Malte Kosub hat einen Meeting Rhythmus entwickelt, der sowohl Effizienz als auch Flexibilität gewährleistet.

Das tägliche Zusammenspiel erfordert feste Touchpoints, um alignment sicherzustellen, ohne dabei in Mikromanagement zu verfallen. Kurze, fokussierte Updates und längere strategische Sessions bilden das Rückgrat der Zusammenarbeit.

Kontext und Vertrauen als Erfolgsfaktoren

Die wichtigste Erkenntnis aus Maltes Erfahrung: Ohne Kontext und Vertrauen funktioniert die Chief of Staff-Rolle nicht. Der Chief of Staff muss das große Bild verstehen, die Unternehmensstrategie verinnerlichen und die Denkweise des CEOs nachvollziehen können.

Vertrauen entwickelt sich durch Konsistenz und Ergebnisse. Ein Chief of Staff muss beweisen, dass er oder sie in der Lage ist, im Sinne des CEOs und des Unternehmens zu handeln – auch in Situationen, in denen keine direkte Abstimmung möglich ist.

Die richtige Umgebung für einen Chief of Staff schaffen

Damit ein Chief of Staff erfolgreich werden kann, muss das Umfeld stimmen. Dazu gehört:

• –Klare Rollendefinition und Erwartungen
• –Direkter Zugang zu allen relevanten Informationen
• –Befugnis, im Namen des CEOs zu handeln
• –Unterstützung durch das gesamte Leadership-Team
• –Raum für eigenständige Entscheidungen in definierten Bereichen

Fazit: Chief of Staff als strategischer Game-Changer

Die Rolle des Chief of Staff kann für schnell wachsende Startups ein echter Game-Changer sein – vorausgesetzt, sie wird richtig verstanden und implementiert. Malte Kosuks Erfahrungen bei Parloa zeigen, dass die Investition in einen qualifizierten Chief of Staff nicht nur die Effizienz des CEOs steigert, sondern auch die gesamte Unternehmensführung verbessert.

Für Founder, die über diese Position nachdenken, ist entscheidend: Ein Chief of Staff ist eine strategische Investition in die Skalierbarkeit der eigenen Rolle als CEO. Die richtige Person kann dabei helfen, das Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.